Location des espaces scolaires

Frais d’utilisation du gymnase et de la cafétéria

• lien vers le formulaire de réservation : https://form.jotform.com/221014322255238

Disponibilité : lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi : 17h-21h

samedi et dimanche : 7h-23h

Veuillez noter les frais additionnels les fins de semaine pour avoir un employé à l’école.  Minimum de 3 heures à 16$/heures.

Pour les tournois, un concierge sera embauché pour 4 heures à 35$/heures.

Règlements sur les Installations

Règles générales

• La location pour toute activité déployée après l'école doit être effectuée par l'entremise de l’École Arc-en-ciel attention de Benoit Fournier (benoit.fournier@nbed.nb.ca).
• L’École Arc-en-ciel se réserve le droit de modifier ou de réallouer les heures de location de gymnases durant la saison intermédiaire entre le printemps et l'automne en vue de mieux utiliser les installations.
• L’École Arc-en-ciel se réserve le droit d'annuler toute location d'une installation sans préavis en raison de circonstances imprévues.
• Les locations de gymnases scolaires comprennent uniquement la location de l'espace comprenant le gymnase. Aucun espace de rangement ni aucun équipement (matelas, balles, etc.) n'est fourni.
• Des tables et des chaises peuvent être fournies sur demande (dans la mesure du possible). Celles-ci ne sont pas comprises dans la location.
• Aucune réservation de nuit n'est permise.
• Aucune nourriture n'est permise dans les gymnases ou autour des gymnases en tout temps.
• Il est interdit de fumer sur toutes les propriétés du District scolaire francophone sud.
• Toute activité comprenant une consommation d'alcool est interdite dans les installations du District scolaire francophone sud.
• Les utilisateurs doivent limiter leurs activités aux zones désignées et aux corridors, aux entrées et aux toilettes connexes.
• Les utilisateurs sont responsables de tout dommage survenant par suite d'une mauvaise utilisation des installations et de l'équipement (p. ex. mauvaise utilisation des filets ou non-respect des normes).
• Les utilisateurs doivent fournir une supervision par un adulte pour toutes les activités.
• Les utilisateurs doivent posséder et apporter leur propre trousse de premiers soins.
• Les utilisateurs sont tenus de se montrer respectueux envers les politiques scolaires individuelles qui visent un environnement sans noix et sans parfum.
• Les utilisateurs et tous les spectateurs doivent apporter des chaussures intérieures; aucune chaussure extérieure ne sera portée dans les gymnases. Il n'y a pas d'exception à cette règle.

Formulaire de demande

• Les demandes de location d'une installation sont considérées comme traitées lorsqu'un contrat de location est reçu.
• Tous les renseignements demandés doivent être fournis. Le non-respect de cette exigence se soldera par un report de la réservation.
• Indiquez les dates précises de début et de fin de l'activité. Veuillez-vous assurer que chaque date est indiquée et qu'elle correspond au bon jour de la semaine. Si vous souhaitez faire une réservation d'une journée par mois, indiquez les dates précises et non « le troisième samedi de chaque mois ».
• N'oubliez pas que les heures de location du gymnase sont limitées. Les utilisateurs ne doivent pas s'attendre à pouvoir prolonger leurs heures de gymnase allouées (à moins d'une réduction du nombre actuel de clients et de leurs exigences). L’École Arc-en-ciel s'efforcera de respecter les demandes de tous les utilisateurs (dans la mesure du possible).
• Chaque groupe d'utilisateurs nommera une personne qui fera office de personne-ressource pour le groupe. Cette personne-ressource devra fournir une adresse postale complète, au moins un numéro de téléphone, un numéro de télécopieur (le cas échéant) et une adresse électronique.
• Lors d'activités scolaires et de congés scolaires (congé de mars et vacances de Noël), le gymnase sera disponible sur demande.
• Les demandes doivent être renouvelées chaque année. Les demandes de location durant l'année scolaire doivent être soumises au plus tard le 1er août. Les demandes de location durant l'été doivent être soumises au plus tard le 1er mai.
• Les nouvelles demandes et les nouveaux ajouts seront traités dans un délai de cinq (5) jours ouvrables. • Les modifications de réservations existantes et de réservations d'utilisateurs réguliers seront traitées dans un délai de cinq (5) jours ouvrables, et le numéro du contrat de location doit être envoyé à l'adresse Benoit.fournier@nbed.nb.ca .

Fêtes d'anniversaire

• Aucune nourriture n'est permise dans les gymnases ou autour des gymnases en tout temps. • Les locations de gymnases scolaires comprennent uniquement l'espace ouvert. Aucun équipement (matelas, ballons, etc.) n'est fourni.
• Des tables et des chaises peuvent être fournies sur demande (dans la mesure du possible). Celles-ci ne sont pas comprises dans la location.

Paiement

• Les locations visant à utiliser le gymnase une seule fois seront uniquement réservées lorsque le paiement aura été reçu. Un membre de l’École Arc-en-ciel communiquera avec les demandeurs pour accuser réception de leur demande et pour leur indiquer le mode de paiement. Aucune heure de location ne sera réservée avant réception du paiement.
• Les réservations par des ligues ou les réservations périodiques doivent être payées conformément au calendrier de paiement compris dans le contrat de location. Le paiement de la première réservation de la saison doit être effectué un mois avant la date de début des réservations. Le non-respect du calendrier de paiement se soldera par une perte d'heures de gymnase.

Annulations

• Les utilisateurs doivent fournir à l’École Arc-en-ciel un préavis d'au moins sept (7) jours ouvrables avant d'annuler une activité prévue la fin de semaine, et ils doivent fournir un préavis d'au moins cinq (5) jours ouvrables avant d'annuler une activité prévue durant la semaine. Les utilisateurs doivent envoyer le numéro du contrat de location à l'adresse benoit.fournier@nbed.nb.ca .
• Les demandes d'annulation répétitives des mêmes blocs d'heures peuvent se solder par une perte des heures allouées.
• Le District scolaire francophone sud et l’École Arc-en-ciel se réservent le droit de réserver ses gymnases pour des activités. Un préavis d'au moins deux semaines est fourni à l’École Arc-en-ciel avant d'annuler une activité périodiquement établie au calendrier; cela dit, si des utilisateurs se rendent à une installation et qu'une activité scolaire est en cours ou que l'installation est préparée en vue d'une activité scolaire, la location est alors considérée comme étant annulée.

Réservations pour des tournois

• Toute réservation pour un tournoi doit être confirmée trois (3) semaines avant l'événement.
• Les organisateurs doivent soumettre un programme de tournoi dans un délai d'au moins sept (7) jours ouvrables précédant l'événement en vue de s'assurer que le personnel et les services de nettoyage appropriés sont en place.
• Les programmes de tournois doivent comprendre une période tampon suffisante à l'exécution de toutes les parties; les programmes doivent aussi comprendre du temps alloué pour toute blessure, toute prolongation et toute transition entre les parties.
• L’École Arc-en-ciel se réserve le droit de mettre fin à un événement à l'heure désignée, même si certaines parties n'ont pas encore été jouées.
• Des services de nettoyage sont fournis autre que les fins de semaine. Une facture comprenant les frais de nettoyage liés au tournoi sera envoyée à la personne-ressource du groupe une fois que l'événement aura pris fin.
• Pour les tournois de plus d’une journée et plus de deux terrains, les frais de conciergerie seront ajoutés (35$/heure et un minimum de 4 heures).

Accès aux gymnases et heures de fermeture

• Les heures de location doivent comprendre toute période de réchauffement, d'installation ou de démontage. Les utilisateurs peuvent entrer dans l'installation 15 minutes avant l'heure de début de leur location en vue de se changer. L'accès au gymnase est interdit jusqu'à l'heure de début de la location.
• Les utilisateurs doivent quitter le gymnase au plus tard à l'heure de fin de leur location.
• L'accès aux vestiaires et aux toilettes est autorisé pendant dix minutes suivant l'heure de fin de la location.

Politique en cas de tempête de neige

• Si les écoles du District scolaire francophone sud sont fermées durant le jour, les activités aux gymnases sont annulées. Si les écoles ne sont pas fermées, l’École Arc-en-ciel peut prendre la décision de fermer les gymnases des écoles par suite d'intempéries. La décision sera rendue au plus tard à 13 h, et les groupes ayant fait des réservations durant la journée seront avisées de la fermeture.
• Si certains utilisateurs doivent annuler leurs heures de gymnase durant la semaine par suite d'intempéries, ils doivent téléphoner à l’École Arc-en-ciel en composant le 506-357-4080 avant 13 h pour éviter tout paiement de frais de location.
• Si certains utilisateurs doivent annuler leurs heures de gymnase durant la fin de semaine par suite d'intempéries, ils doivent téléphoner à l’École Arc-en-ciel chargé des gymnases en composant le 506-357-4080 une (1) heure avant l'heure de début de leur location prévue.

Utilisation inacceptable des installations

Dans l'éventualité du non-respect des règles, trois avertissements seront émis :

1. un appel téléphonique d'un employé suivi de l'envoi d'un courriel ou d'une lettre;

2. la perte des heures de location pendant deux (2) semaines consécutives; 

3. une lettre de l’École Arc-en-ciel qui vise à confirmer la perte immédiate et permanente des heures d'utilisation du gymnase.